Il fenomeno della firma elettronica sta crescendo. Ciò è dovuto da diversi fattori: in primis, è innegabile che la digitalizzazione stia portando tutti, anche gli immigrati digitali, ad adoperare delle soluzioni smart, interamente online e in grado di far comunicare aziende e clienti in tempo reale.
D’altro canto, è un momento particolare, in cui – anche a causa dei cambiamenti portati dall’emergenza Covid – tutti si sono trovati a studiare le migliori soluzioni per “dematerializzare” i propri processi e lavorare da remoto.
Non a caso, il mercato globale della firma elettronica, che valeva nel 2020 quasi 3 miliardi di dollari, potrebbe raggiungere i 14 miliardi di dollari entro il 2026.
E non si tratta solo di una casualità, ma di una comodità che pian piano viene scoperta da tutti. Nella vita di tutti i giorni, per esempio, accade che si venga spesso rallentati dalla firma di un contratto commerciale, che deve essere scaricato, stampato, firmato, scannerizzato e infine rinviato. Grazie alla firma elettronica, ciò non avviene.
Che cos’è la firma elettronica?
Ormai in molti sanno che cosa sia una firma elettronica ma, per chi non lo sapesse, parliamo di un sistema che consente a chi la utilizza di firmare legalmente un documento. Esistono diversi tipi di firme elettroniche, con altrettanti livelli di complessità.
Naturalmente, viste le possibilità, tendiamo a scegliere automaticamente quello con il più alto livello di sicurezza, anche se potrebbe essere eccessivo per le nostre esigenze e addirittura controproducente.
Per aiutarci possiamo vedere l’eIDAS (acronimo di “electronic IDentification, Authentication and trust Services”), ossia la regolamentazione europea sull’identificazione elettronica e sui servizi fiduciari per le transazioni elettroniche, che definisce 3 tipi di firme elettroniche nel Mercato Unico Europeo:
- Firma Elettronica Semplice
- Firma Elettronica Avanzata (o FEA)
- Firma Elettronica Qualificata (o FEQ)
La differenza tra le tipologie di firma è legata essenzialmente al livello di sicurezza che si vuole raggiungere. Questa tipologia di firma serve anche per essere certi di poter identificare con certezza il firmatario e provare al 100% che il documento sia effettivamente quello firmato.
Tra tutti i provider che forniscono questo servizio troviamo Yousign, una compagnia europea che, tramite web app o API, offre tutte le funzionalità necessarie per velocizzare l’inserimento delle firme su qualsiasi documento.
Come funziona Yousign?
Concludere una procedura di firma con Yousign è semplicissimo: basta caricare il pdf del documento sulla piattaforma, determinare il flusso approvativo e quindi inviare la pratica via app a chi dovrà firmare il file. Per autografare il documento, basterà cliccare sul link ricevuto, leggere i documenti e firmare inserendo il codice OTP ricevuto via SMS.
Rispetto alla firma digitale, l’uso è immediato e non serve installare alcun software o avere per sé uno strumento fisico per firmare, come una smart card o una chiavetta USB.
La piattaforma offre la possibilità di eseguire una Firma Elettronica Semplice – utile per le pratiche più “leggere” – oppure una Firma Elettronica Avanzata – ideale per le transazioni più importanti. In tutti i casi, la sicurezza è garantita da una firma certificata grazie a diversi sistemi, come l’autenticazione a più fattori (con la verifica dell’identità).
Che tipo di firma elettronica devo scegliere per i miei documenti?
Che chi pensa che sia necessario utilizzare sempre delle firme qualificate o addirittura avanzate per i documenti che si vogliono far firmare. La verità è che per la maggior parte dei documenti, anche per risparmiare tempo e denaro, si potrà utilizzare tranquillamente una Firma Elettronica Semplice.
La firma più comunemente utilizzata in Italia è un ibrido tra la FES (semplice) e la FEA (avanzata) e consiste in una firma elettronica a cui viene aggiunto un codice OTP (one time password), per esempio via SMS, che va inserito per firmare il documento. Per quanto riguarda le identificazioni più complesse troviamo:
La Firma Elettronica Avanzata (FEA) con verifica di un documento d’identità, che deve soddisfare i requisiti eIDAS dall’articolo 26 del Regolamento (UE) n. 910/2014, ed equivale a una firma scritta a mano. Questa tipologia di firma si sceglie per firmare documenti più complessi come, per esempio, i contratti per l’apertura di un conto bancario.
La Firma Elettronica Qualificata (FEQ) è equivalente, come la FEA, a una firma manoscritta. I documenti firmati con una firma elettronica qualificata hanno quindi un valore legale, ma la differenza reale rispetto alla Firma Elettronica Avanzata riguarda il fatto che l’onere della prova ricade su chi firma il documento e non sul mittente.
È importante ricordarsi che firmare i documenti caricando l’immagine di una firma oppure la foto di un documento firmato non ha alcun valore legale. L’immagine della firma su un documento ha un valore estetico e psicologico, mentre la firma elettronica pdf – che ha valore legale – è un processo crittografico e integrato nel documento digitale.